Ta bort innehåll – en utmaning med nytt intranät

Just nu hjälper jag en kommun med innehållet till det nya intranätet som ska lanseras i vår. I arbetet är det viktigt att få med sig organisationen. Om inte de innehållsansvariga är med på det nya ”tänket”, kan resultatet bli att man står med en sminkad gris – ett intranät i ny kostym, men med gammalt innehåll.

Eftersom alla inte är kommunikatörer, dyker man ofta på olika synsätt om vad ett intranät är. Det visar sig att flera i organisationen tänker att intranätet ska vara ett arkiv där man ”lägger ut” allting, eftersom informationen ”kanske” behövs någon gång i framtiden.

En viktig del när man arbetar med innehåll är snarare att rensa bort mängder av vildvuxen ”good-to-know”-information. Och se till att intranätet inte blir en dokumentkyrkogård.

intranat-venndiagram-sammanflatat-humor

Viss diskrepans mellan vad som finns på intranätet – och vad användarna letar efter.  /Åsa Holmberg CC-NY-SA

Jag försöker förklara att ett knökfullt intranät kan liknas vid en överfull anslagstavla: Ingen varken hittar eller orkar läsa något av det som står där, det spelar ingen roll hur bra innehållet än är. Jämför sedan med en anslagstavla som bara har fyra prydligt uppsatta informationsblad!

En annan liknande utmaning är att vissa yrkesgrupper gärna vill att intranätet ska vara heltäckande, nästan som ett juridiskt bindande dokument. Man resonerar så att en medarbetare som inte kan läsa sig till en viktig regel eller paragraf, kanske struntar i att följa regeln med hänvisning till att ”det stod inte på intranätet”.

Det resonemanget försöker jag bemöta genom visa på besöksstatistiken – och med stöd av den förklara att det inte är någon som besöker sidorna med lagtexterna ändå. Intranätet är en kanal och ett verktyg bland flera. Det kan aldrig ensamt täcka upp för allt som behöver förmedlas på arbetsplatsen.

Jag frågade intranätexperten, Kristian Norling, om hur han tycker man ska hantera problemet. Han rekommenderar också att luta sig mot användningsstatistik (sökstatistik) och behovsanalyser för att visa att det faktiskt inte är någon medarbetare som efterfrågar informationen. Vissa chefer kan kanske behöva den, ibland … (Men det kan man säkert lösa med hjälp av personaliserade sidor, tänker jag.)

Kristian tipsade om att Fredrik Wackå tagit fram den här uppdelningen (lite förenklat):
1. Intranätet för mig som anställd.
2. Intranätet för min profession.
Där bör fokus ligga på behov nummer 1.

När man är ute i organisationen och pratar/förankrar med ansvariga för visst innehåll på intranätet är det bra att ha något att luta sig mot. Jag har därför skrivit den här korta checklistan.

Checklista för innehåll på intranätet

  • Tänk 80/20-regeln: Intranätet ska lösa de vanligaste uppgifterna, inte specialfall som händer några få gånger om året. Då är det bättre att ringa en kollega som är expert på området istället.
  • Intranätet är inte ett arkiv. Låt inte information eller dokument som är äldre än ett år ligga där, om det inte är synnerligen motiverat. Rensa regelbundet!
  • Det nya intranätet ska vara uppgiftsfokuserat: Tänk på att läsaren söker på intranätet för att snabbt lösa en uppgift. Gör gärna steg-för-steg-listor. Undvik att inleda med bakgrund – lägg hellre en faktaruta i slutet av texten om det verkligen behövs.
  • Vad är syftet med din text? Vad löser den för uppgift? Tänk på mottagaren. Fundera också en extra gång på om texten verkligen behöver publiceras på intranätet?
  • Tänk på att varje gång ny information publiceras på intranätet, så förlorar resten av informationen som redan finns på intranätet i värde. Det beror bland annat på att blir svårare att hitta det som är viktigt, och att sökmotorn får mer att gå igenom. Den nya texten ska därför alltid tillföra ett tydligt värde – inte bara “bra att ha någon gång”-information.
  • Om ett dokument innehåller viktig information: Skriv om det viktigaste i texten på klarspråk och publicera innehållet som webbsida istället.
  • Filer och dokument (ifrågasätt först dess relevans på intranätet!) som består av många sidor gör du först om till pdf-format. Undvik att publicera excel-, powerpoint- och wordfiler på intranätet eftersom de kräver att ytterligare program öppnas – något som stör mobilanvändare och gör intranätet mindre tillgängligt.
  • Skriv alltid i du-form och använd aktiva verb och klarspråk.
    Exempel: Skriv: ”lämna in” i stället för ”inlämnas”.

Känner du igen dig i mina utmaningar med att begränsa intranätets innehåll? Jag är nyfiken på dina tankar så lämna gärna en kommentar!

Annonser