Första dagarna med socialt intranät

Att ta fram ett intranät med sociala funktioner i en stor organisation (4000 anställda) kan vara ett jättekliv. Men nu var det verkligen dags för något helt nytt och det gamla intranätet nynnade på sista refrängen efter många års trogen tjänst i kommunen.

Det har varit väldigt spännande att se hur det skulle tas emot. Det nya intranätet var ju helt annorlunda mot det tidigare traditionella intranätet och enkätundersökningen vi gjorde tidigare i år visade att nästan en fjärdedel av medarbetarna saknade social medievana.

Det nya inslaget innebär kort att alla får varsin profilsida med ett eget aktivitetsflöde och att alla kan bli medlemmar i, eller själva skapa olika grupper på intranätet. På så sätt kan medarbetarna själva styra vad de vill följa i sitt flöde så att de får information som är relevant och intressant för just dem.

Nya grupper på sociala intranätet, såsom Språkintroduktion, Slöjdlärare, Lärarförbundet, Miljödiplomering, Vin, malt och gastronomi med mera.Hur har det gått då?

Jag hade inte väntat mig någon större aktivitet de första dagarna, men det tog inte lång tid innan nya grupper poppade upp i listan. De flesta är renodlade samarbetsgrupper. Men det har också skapats en hel del sociala intressegrupper, bland annat tre olika grupper som handlar om mat.

Maten, måltiden och dryckens vetenskap, hantverk och konst – till vardag och till fest – en grupp för att utbyta kunskap och konkreta tips! /Gruppen Vin, malt och gastronomi

Jag ser att kollegorna redan delar bra information och hjälper varandra. De verkar dessutom ha roligt när de får vara med och bidra.

Sociala profiler

På profilsidan får alla användare själva fylla i merparten av informationen. Det gör att du som medarbetare kan bli sökbar på både arbetsrelaterade ”skills”, och på intressen och kunskaper som andra kanske inte kände till. Pratar du nordsamiska? Skriv ner det, vem vet, det kanske kommer en dag då den kunskapen behövs!

Jag gillar verkligen att alla får presentera sig på ett sätt som passar dem. Det är charmigt och jag tycker att jag kommer närmare mina kollegor på grund av att det blir mer personligt än om profilen hade varit autogenererad.

minprofilsida

På profilsidan kan medarbetare själva lägga till titel, kompetenser och arbetsbeskrivning.

En förutsättning för att det ska gå att hitta en medarbetare i sökmotorn är att alla fyllt i relevant information om sig själva i profilen. För att uppmuntra till det, har vi tagit fram en tävling där de som har 100 procent profilstyrka kan vinna biobiljetter.

För att få full profilstyrka krävs att du fyllt i alla fält som går att fylla i, och att du också skrivit en kommentar i en grupp – eller interagerat med en medarbetare på dennes tidslinje. Det tycks vara en bra sporre för att få folk att komma igång!

Jag frågade en kollega på en annan förvaltning om vad de tyckte på hennes enhet. De var förtjusta i nya intranätet och hade varit väldigt aktiva under hela lanseringsdagen:

De har intranätat intensivt. Nästan så man undrar om det blev nåt mer gjort idag ☺️

AD-smolk i glädjebägaren

En nackdel med profilsidan har varit kopplingen till vårt AD (Active Directory). AD:t innehåller information om användarna, till exempel vilken enhet du arbetar på, eller vem som är din chef. Eftersom det visade sig att AD:t matas från lönesystemet, där de anställda är upplagda på ett helt annat sätt, kan det bli tokigt ibland.

Det går nämligen inte att skriva in hur långa teckensträngar som helst i lönesystemet, varpå alla möjliga egna förkortningar används. Därför arbetar jag på ”Information enheten” medan chefen enligt AD:t, tillhör ”Komm och Medborgserv ledn”. Mindre snyggt kanske. Men vi har inga alternativ och jag antar att det går att leva med det. (Såvida ingen tror att vi är ett gäng glada särskrivare på ”information enheten” då förstås …)

Sociala framgångsfaktorer

Vi tog inte fram några speciella riktlinjer för hur man ska bete sig på nya intranätet eftersom vi litar på att våra kollegor är kloka människor med gott omdöme.

Jag tror inte på att komma med massa pekpinnar eftersom jag är övertygad om att det skapar onödig ängslan som tar bort lusten att använda ett socialt intranät. Om det skulle uppkomma en situation när någon beter sig omdömeslöst, då får man väl lösa den enskilda situationen där och då. Utgångspunkten är att vi litar på våra medmänniskor och hittills har det gått hur bra som helst.

Vi har också uppmuntrat till ett transparent intranät, med öppna grupper i första hand (det går även att skapa modererade och slutna grupper i cms-verktyget Sitevision som vi använder) och då måste alla känna sig trygga med att våga skapa öppna grupper.

De rent sociala grupperna fyller en viktig funktion även om de inte har direkt koppling till kommunens arbetsuppgifter. De lättar upp och skapar gemenskap mellan de olika förvaltningarna och verksamheterna – vilket självklart är värdeskapande eftersom det kommer att göra framtida samarbeten smidigare.

I god tid före lanseringen letade vi upp medarbetare på olika ställen i organisationen som ville bli ambassadörer och sociala ambassadörer för nya intranätet.

Ambassadörerna har fått berätta om intranätet och förberett avdelningarna på att något nytt var på gång. De sociala ambassadörerna har haft till uppgift att vara extra aktiva i grupper och konversationer, att gå in och gilla, kommentera samt skriva egna inlägg så att andra användare ser ”att det inte är så svårt” och förhoppningsvis blir peppade att komma igång själva. Det har varit en mycket bra strategi och vi hittade snabbt engagerade ambassadörer.

Slutligen, frågan alla säkert sitter och undrar över: Ja det funkar med rörliga bilder i det sociala flödet! 😉

happy-friday-intranätet

Oh joy! Fredagarna räddade: Det funkar med gif-filer på nya intranätet!

Går inte få med känslan i skärmdumpen men så här såg det ut i fredags:

itsfriday.gif

 

Annonser

Att bli är bättre än att vara

Jag har funderat på ordet “talang” som många slänger sig med. Oftast beundrar vi medfödd talang mer än egenskaper som som har uppnåtts genom hårt arbete. Borde det inte vara tvärtom?

Tänk om talangen bara är en myt? Författaren och forskaren Carol S. Dweck ifrågasätter idén om naturbegåvningen. I sitt TED-talk om the power of yet pratar hon om statiskt vs. utvecklande mindset.

Det är bättre att anstränga sig och misslyckas – utvecklande mindset

De olika tankesätten handlar om hur du ser på framgång och misslyckande. Om du har ett utvecklande mindset, tror du att talang kan utvecklas med hårt arbete och bra undervisning. Du är inte rädd för att misslyckas, för du ser misslyckanden som något du lär dig av och du trivs med utmaningar.

Egenskaper kan inte utvecklas – statiskt mindset

Om du däremot har ett statiskt mindset, tänker du på talang som en medfödd egenskap. Något som man antingen har, eller inte har. Det går inte att ändra.

En person med statiskt mindset pendlar ofta mellan att tycka att hen är smart, eller oroa sig för att hen är ”dum i huvudet”. Om du har statiskt mindset är det viktigare för dig att du får känna dig speciell, än att utmana din bekvämlighetszon. Du vill inte ta risker där du kan tappa lite av din stjärnglans ifall du skulle misslyckas.

Samhället värdesätter prestationer som inte kräver någon ansträngning mer än prestationer som uppnåtts genom ansträngning.

Mindset formas under uppväxten

Vi kan lära barnen att beundra ansträngning, och på så sätt hjälpa dem att bygga upp ett utvecklande mindset. Beröm barnet när det anstränger sig, och undvik att säga saker som “du är verkligen begåvad” eller “du är smart”.

Det visar sig nämligen att barn som till exempel fått höra att de är smarta på matte – och blivit bekräftade för det – senare blir livrädda för att ta sig an svårare matteuppgifter. De är vill inte riskera att misslyckas eftersom det skulle ta ifrån dem deras identitet som “smarta”.

Barnet som istället fått höra “vad duktig du har blivit, det märks att du arbetat hårt med dina matteläxor”, är inte rädd för att göra misstag. Barnet lär sig att motiveras av själva lärandet och har inte samma behov av att bevisa sig som smart.

Dweck berättar om en skola där de elever som inte klarat kursen fick betyget “not yet”, istället för “underkänt”. Det kommunicerade att eleven befann sig på en lärandekurva, istället för att vara misslyckad och i avsaknad av talang. Jag gillar tanken på “not yet” och att man alltid är potentialen av den man kan bli.

Mindset och ledarskap

Chefer med statiskt mindset är ofta förödande för organisationer. Den typen av chef gör sig raskt av med kritikerna för att omge sig av ja-sägare. Det skapas en management by fear-kultur där misslyckanden bestraffas hårt. En chef med statiskt mindset sätter dessutom alltid den egna framgången i första rummet. Jag tror att hierarkiska organisationer med gammeldags syn på ledarskap gärna lockar till sig den här typen av chefer.

Ledaren med utvecklande mindset å andra sidan, bidrar till att skapa en trygg arbetsmiljö där medarbetarna uppmuntras att ta på sig nya, svårare uppgifter. Misslyckanden straffas inte, utan ses som ett naturligt led i utveckling och lärande. Den coachande chefen skapar medarbetare som ständigt växer i sina roller, och som alltid vågar säga vad de tycker och signalera om de upptäcker att något är på tok.

Hjärnan går att bygga om

Om du tror att du har tendenser till ett statiskt mindset, oroa dig inte. Hjärnforskningen visar att hjärnan är plastisk. Varje gång du lämnar din bekvämlighetszon för att ta dig an en ny svårighet bygger du nya kopplingar i hjärnan. Så tänk så här nästa gång som något inte går din väg vid första försöket: Du har inte misslyckats, du har blivit smartare!

Bra uttryck som jag gillar:

  • Fail forward.
  • If you’re the smartest person in the room, leave the room.