Första dagarna med socialt intranät

Att ta fram ett intranät med sociala funktioner i en stor organisation (4000 anställda) kan vara ett jättekliv. Men nu var det verkligen dags för något helt nytt och det gamla intranätet nynnade på sista refrängen efter många års trogen tjänst i kommunen.

Det har varit väldigt spännande att se hur det skulle tas emot. Det nya intranätet var ju helt annorlunda mot det tidigare traditionella intranätet och enkätundersökningen vi gjorde tidigare i år visade att nästan en fjärdedel av medarbetarna saknade social medievana.

Det nya inslaget innebär kort att alla får varsin profilsida med ett eget aktivitetsflöde och att alla kan bli medlemmar i, eller själva skapa olika grupper på intranätet. På så sätt kan medarbetarna själva styra vad de vill följa i sitt flöde så att de får information som är relevant och intressant för just dem.

Nya grupper på sociala intranätet, såsom Språkintroduktion, Slöjdlärare, Lärarförbundet, Miljödiplomering, Vin, malt och gastronomi med mera.Hur har det gått då?

Jag hade inte väntat mig någon större aktivitet de första dagarna, men det tog inte lång tid innan nya grupper poppade upp i listan. De flesta är renodlade samarbetsgrupper. Men det har också skapats en hel del sociala intressegrupper, bland annat tre olika grupper som handlar om mat.

Maten, måltiden och dryckens vetenskap, hantverk och konst – till vardag och till fest – en grupp för att utbyta kunskap och konkreta tips! /Gruppen Vin, malt och gastronomi

Jag ser att kollegorna redan delar bra information och hjälper varandra. De verkar dessutom ha roligt när de får vara med och bidra.

Sociala profiler

På profilsidan får alla användare själva fylla i merparten av informationen. Det gör att du som medarbetare kan bli sökbar på både arbetsrelaterade ”skills”, och på intressen och kunskaper som andra kanske inte kände till. Pratar du nordsamiska? Skriv ner det, vem vet, det kanske kommer en dag då den kunskapen behövs!

Jag gillar verkligen att alla får presentera sig på ett sätt som passar dem. Det är charmigt och jag tycker att jag kommer närmare mina kollegor på grund av att det blir mer personligt än om profilen hade varit autogenererad.

minprofilsida

På profilsidan kan medarbetare själva lägga till titel, kompetenser och arbetsbeskrivning.

En förutsättning för att det ska gå att hitta en medarbetare i sökmotorn är att alla fyllt i relevant information om sig själva i profilen. För att uppmuntra till det, har vi tagit fram en tävling där de som har 100 procent profilstyrka kan vinna biobiljetter.

För att få full profilstyrka krävs att du fyllt i alla fält som går att fylla i, och att du också skrivit en kommentar i en grupp – eller interagerat med en medarbetare på dennes tidslinje. Det tycks vara en bra sporre för att få folk att komma igång!

Jag frågade en kollega på en annan förvaltning om vad de tyckte på hennes enhet. De var förtjusta i nya intranätet och hade varit väldigt aktiva under hela lanseringsdagen:

De har intranätat intensivt. Nästan så man undrar om det blev nåt mer gjort idag ☺️

AD-smolk i glädjebägaren

En nackdel med profilsidan har varit kopplingen till vårt AD (Active Directory). AD:t innehåller information om användarna, till exempel vilken enhet du arbetar på, eller vem som är din chef. Eftersom det visade sig att AD:t matas från lönesystemet, där de anställda är upplagda på ett helt annat sätt, kan det bli tokigt ibland.

Det går nämligen inte att skriva in hur långa teckensträngar som helst i lönesystemet, varpå alla möjliga egna förkortningar används. Därför arbetar jag på ”Information enheten” medan chefen enligt AD:t, tillhör ”Komm och Medborgserv ledn”. Mindre snyggt kanske. Men vi har inga alternativ och jag antar att det går att leva med det. (Såvida ingen tror att vi är ett gäng glada särskrivare på ”information enheten” då förstås …)

Sociala framgångsfaktorer

Vi tog inte fram några speciella riktlinjer för hur man ska bete sig på nya intranätet eftersom vi litar på att våra kollegor är kloka människor med gott omdöme.

Jag tror inte på att komma med massa pekpinnar eftersom jag är övertygad om att det skapar onödig ängslan som tar bort lusten att använda ett socialt intranät. Om det skulle uppkomma en situation när någon beter sig omdömeslöst, då får man väl lösa den enskilda situationen där och då. Utgångspunkten är att vi litar på våra medmänniskor och hittills har det gått hur bra som helst.

Vi har också uppmuntrat till ett transparent intranät, med öppna grupper i första hand (det går även att skapa modererade och slutna grupper i cms-verktyget Sitevision som vi använder) och då måste alla känna sig trygga med att våga skapa öppna grupper.

De rent sociala grupperna fyller en viktig funktion även om de inte har direkt koppling till kommunens arbetsuppgifter. De lättar upp och skapar gemenskap mellan de olika förvaltningarna och verksamheterna – vilket självklart är värdeskapande eftersom det kommer att göra framtida samarbeten smidigare.

I god tid före lanseringen letade vi upp medarbetare på olika ställen i organisationen som ville bli ambassadörer och sociala ambassadörer för nya intranätet.

Ambassadörerna har fått berätta om intranätet och förberett avdelningarna på att något nytt var på gång. De sociala ambassadörerna har haft till uppgift att vara extra aktiva i grupper och konversationer, att gå in och gilla, kommentera samt skriva egna inlägg så att andra användare ser ”att det inte är så svårt” och förhoppningsvis blir peppade att komma igång själva. Det har varit en mycket bra strategi och vi hittade snabbt engagerade ambassadörer.

Slutligen, frågan alla säkert sitter och undrar över: Ja det funkar med rörliga bilder i det sociala flödet! 😉

happy-friday-intranätet

Oh joy! Fredagarna räddade: Det funkar med gif-filer på nya intranätet!

Går inte få med känslan i skärmdumpen men så här såg det ut i fredags:

itsfriday.gif

 

Annonser

Ta bort innehåll – en utmaning med nytt intranät

Just nu hjälper jag en kommun med innehållet till det nya intranätet som ska lanseras i vår. I arbetet är det viktigt att få med sig organisationen. Om inte de innehållsansvariga är med på det nya ”tänket”, kan resultatet bli att man står med en sminkad gris – ett intranät i ny kostym, men med gammalt innehåll.

Eftersom alla inte är kommunikatörer, dyker man ofta på olika synsätt om vad ett intranät är. Det visar sig att flera i organisationen tänker att intranätet ska vara ett arkiv där man ”lägger ut” allting, eftersom informationen ”kanske” behövs någon gång i framtiden.

En viktig del när man arbetar med innehåll är snarare att rensa bort mängder av vildvuxen ”good-to-know”-information. Och se till att intranätet inte blir en dokumentkyrkogård.

intranat-venndiagram-sammanflatat-humor

Viss diskrepans mellan vad som finns på intranätet – och vad användarna letar efter.  /Åsa Holmberg CC-NY-SA

Jag försöker förklara att ett knökfullt intranät kan liknas vid en överfull anslagstavla: Ingen varken hittar eller orkar läsa något av det som står där, det spelar ingen roll hur bra innehållet än är. Jämför sedan med en anslagstavla som bara har fyra prydligt uppsatta informationsblad!

En annan liknande utmaning är att vissa yrkesgrupper gärna vill att intranätet ska vara heltäckande, nästan som ett juridiskt bindande dokument. Man resonerar så att en medarbetare som inte kan läsa sig till en viktig regel eller paragraf, kanske struntar i att följa regeln med hänvisning till att ”det stod inte på intranätet”.

Det resonemanget försöker jag bemöta genom visa på besöksstatistiken – och med stöd av den förklara att det inte är någon som besöker sidorna med lagtexterna ändå. Intranätet är en kanal och ett verktyg bland flera. Det kan aldrig ensamt täcka upp för allt som behöver förmedlas på arbetsplatsen.

Jag frågade intranätexperten, Kristian Norling, om hur han tycker man ska hantera problemet. Han rekommenderar också att luta sig mot användningsstatistik (sökstatistik) och behovsanalyser för att visa att det faktiskt inte är någon medarbetare som efterfrågar informationen. Vissa chefer kan kanske behöva den, ibland … (Men det kan man säkert lösa med hjälp av personaliserade sidor, tänker jag.)

Kristian tipsade om att Fredrik Wackå tagit fram den här uppdelningen (lite förenklat):
1. Intranätet för mig som anställd.
2. Intranätet för min profession.
Där bör fokus ligga på behov nummer 1.

När man är ute i organisationen och pratar/förankrar med ansvariga för visst innehåll på intranätet är det bra att ha något att luta sig mot. Jag har därför skrivit den här korta checklistan.

Checklista för innehåll på intranätet

  • Tänk 80/20-regeln: Intranätet ska lösa de vanligaste uppgifterna, inte specialfall som händer några få gånger om året. Då är det bättre att ringa en kollega som är expert på området istället.
  • Intranätet är inte ett arkiv. Låt inte information eller dokument som är äldre än ett år ligga där, om det inte är synnerligen motiverat. Rensa regelbundet!
  • Det nya intranätet ska vara uppgiftsfokuserat: Tänk på att läsaren söker på intranätet för att snabbt lösa en uppgift. Gör gärna steg-för-steg-listor. Undvik att inleda med bakgrund – lägg hellre en faktaruta i slutet av texten om det verkligen behövs.
  • Vad är syftet med din text? Vad löser den för uppgift? Tänk på mottagaren. Fundera också en extra gång på om texten verkligen behöver publiceras på intranätet?
  • Tänk på att varje gång ny information publiceras på intranätet, så förlorar resten av informationen som redan finns på intranätet i värde. Det beror bland annat på att blir svårare att hitta det som är viktigt, och att sökmotorn får mer att gå igenom. Den nya texten ska därför alltid tillföra ett tydligt värde – inte bara “bra att ha någon gång”-information.
  • Om ett dokument innehåller viktig information: Skriv om det viktigaste i texten på klarspråk och publicera innehållet som webbsida istället.
  • Filer och dokument (ifrågasätt först dess relevans på intranätet!) som består av många sidor gör du först om till pdf-format. Undvik att publicera excel-, powerpoint- och wordfiler på intranätet eftersom de kräver att ytterligare program öppnas – något som stör mobilanvändare och gör intranätet mindre tillgängligt.
  • Skriv alltid i du-form och använd aktiva verb och klarspråk.
    Exempel: Skriv: ”lämna in” i stället för ”inlämnas”.

Känner du igen dig i mina utmaningar med att begränsa intranätets innehåll? Jag är nyfiken på dina tankar så lämna gärna en kommentar!