Första dagarna med socialt intranät

Att ta fram ett intranät med sociala funktioner i en stor organisation (4000 anställda) kan vara ett jättekliv. Men nu var det verkligen dags för något helt nytt och det gamla intranätet nynnade på sista refrängen efter många års trogen tjänst i kommunen.

Det har varit väldigt spännande att se hur det skulle tas emot. Det nya intranätet var ju helt annorlunda mot det tidigare traditionella intranätet och enkätundersökningen vi gjorde tidigare i år visade att nästan en fjärdedel av medarbetarna saknade social medievana.

Det nya inslaget innebär kort att alla får varsin profilsida med ett eget aktivitetsflöde och att alla kan bli medlemmar i, eller själva skapa olika grupper på intranätet. På så sätt kan medarbetarna själva styra vad de vill följa i sitt flöde så att de får information som är relevant och intressant för just dem.

Nya grupper på sociala intranätet, såsom Språkintroduktion, Slöjdlärare, Lärarförbundet, Miljödiplomering, Vin, malt och gastronomi med mera.Hur har det gått då?

Jag hade inte väntat mig någon större aktivitet de första dagarna, men det tog inte lång tid innan nya grupper poppade upp i listan. De flesta är renodlade samarbetsgrupper. Men det har också skapats en hel del sociala intressegrupper, bland annat tre olika grupper som handlar om mat.

Maten, måltiden och dryckens vetenskap, hantverk och konst – till vardag och till fest – en grupp för att utbyta kunskap och konkreta tips! /Gruppen Vin, malt och gastronomi

Jag ser att kollegorna redan delar bra information och hjälper varandra. De verkar dessutom ha roligt när de får vara med och bidra.

Sociala profiler

På profilsidan får alla användare själva fylla i merparten av informationen. Det gör att du som medarbetare kan bli sökbar på både arbetsrelaterade ”skills”, och på intressen och kunskaper som andra kanske inte kände till. Pratar du nordsamiska? Skriv ner det, vem vet, det kanske kommer en dag då den kunskapen behövs!

Jag gillar verkligen att alla får presentera sig på ett sätt som passar dem. Det är charmigt och jag tycker att jag kommer närmare mina kollegor på grund av att det blir mer personligt än om profilen hade varit autogenererad.

minprofilsida

På profilsidan kan medarbetare själva lägga till titel, kompetenser och arbetsbeskrivning.

En förutsättning för att det ska gå att hitta en medarbetare i sökmotorn är att alla fyllt i relevant information om sig själva i profilen. För att uppmuntra till det, har vi tagit fram en tävling där de som har 100 procent profilstyrka kan vinna biobiljetter.

För att få full profilstyrka krävs att du fyllt i alla fält som går att fylla i, och att du också skrivit en kommentar i en grupp – eller interagerat med en medarbetare på dennes tidslinje. Det tycks vara en bra sporre för att få folk att komma igång!

Jag frågade en kollega på en annan förvaltning om vad de tyckte på hennes enhet. De var förtjusta i nya intranätet och hade varit väldigt aktiva under hela lanseringsdagen:

De har intranätat intensivt. Nästan så man undrar om det blev nåt mer gjort idag ☺️

AD-smolk i glädjebägaren

En nackdel med profilsidan har varit kopplingen till vårt AD (Active Directory). AD:t innehåller information om användarna, till exempel vilken enhet du arbetar på, eller vem som är din chef. Eftersom det visade sig att AD:t matas från lönesystemet, där de anställda är upplagda på ett helt annat sätt, kan det bli tokigt ibland.

Det går nämligen inte att skriva in hur långa teckensträngar som helst i lönesystemet, varpå alla möjliga egna förkortningar används. Därför arbetar jag på ”Information enheten” medan chefen enligt AD:t, tillhör ”Komm och Medborgserv ledn”. Mindre snyggt kanske. Men vi har inga alternativ och jag antar att det går att leva med det. (Såvida ingen tror att vi är ett gäng glada särskrivare på ”information enheten” då förstås …)

Sociala framgångsfaktorer

Vi tog inte fram några speciella riktlinjer för hur man ska bete sig på nya intranätet eftersom vi litar på att våra kollegor är kloka människor med gott omdöme.

Jag tror inte på att komma med massa pekpinnar eftersom jag är övertygad om att det skapar onödig ängslan som tar bort lusten att använda ett socialt intranät. Om det skulle uppkomma en situation när någon beter sig omdömeslöst, då får man väl lösa den enskilda situationen där och då. Utgångspunkten är att vi litar på våra medmänniskor och hittills har det gått hur bra som helst.

Vi har också uppmuntrat till ett transparent intranät, med öppna grupper i första hand (det går även att skapa modererade och slutna grupper i cms-verktyget Sitevision som vi använder) och då måste alla känna sig trygga med att våga skapa öppna grupper.

De rent sociala grupperna fyller en viktig funktion även om de inte har direkt koppling till kommunens arbetsuppgifter. De lättar upp och skapar gemenskap mellan de olika förvaltningarna och verksamheterna – vilket självklart är värdeskapande eftersom det kommer att göra framtida samarbeten smidigare.

I god tid före lanseringen letade vi upp medarbetare på olika ställen i organisationen som ville bli ambassadörer och sociala ambassadörer för nya intranätet.

Ambassadörerna har fått berätta om intranätet och förberett avdelningarna på att något nytt var på gång. De sociala ambassadörerna har haft till uppgift att vara extra aktiva i grupper och konversationer, att gå in och gilla, kommentera samt skriva egna inlägg så att andra användare ser ”att det inte är så svårt” och förhoppningsvis blir peppade att komma igång själva. Det har varit en mycket bra strategi och vi hittade snabbt engagerade ambassadörer.

Slutligen, frågan alla säkert sitter och undrar över: Ja det funkar med rörliga bilder i det sociala flödet! 😉

happy-friday-intranätet

Oh joy! Fredagarna räddade: Det funkar med gif-filer på nya intranätet!

Går inte få med känslan i skärmdumpen men så här såg det ut i fredags:

itsfriday.gif

 

Annonser

En reaktion på ”Första dagarna med socialt intranät

  1. Hej!

    Jättekul! Men jag tror att ni ändå gör klokt i att i förväg enas om vad som är OK på ert intranät, och att ni förbereder en checklista med åtgärder om någon, mot förmodan, skulle göra ett övertramp. Så gjorde jag när jag var ansvarig för Skatteverkets intranät och införde sociala funktioner. (Det finns förresten beskrivet i mitt kapitel om medarbetarengagemang i boken ”Intranät som skapar värde”.)

    Gilla

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s